|
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VC HOUTEN (versie: 16 oktober 2007)
Artikel 1 Naam, zetel en doel
| 1.1 |
De vereniging draagt de naam “VC Houten” en is gevestigd te Houten |
| 1.2 |
De vereniging is opgericht op 5 mei 2004 |
| 1.3 |
De vereniging stelt zich ten doel het beoefenen van de volleybalsport te bevorderen. Daarnaast stelt de vereniging zich als doel een bijdrage te leveren aan het stimuleren van de onderlinge contacten in een gezonde en sportieve omgeving. |
Artikel 2 Verenigingsjaar
| 2.1 |
Het verenigingsjaar, tevens het boekjaar, loopt van één juli tot en met dertig juni van het volgende jaar. |
Artikel 3 Inzet van de leden
| 3.1 |
In de cultuur van volleybalvereniging VC Houten wordt elk lid geacht, naast het volleybal, ook een actieve bijdrage te leveren aan het algemene reilen en zeilen van de vereniging. Leden dienen bereid te zijn hier hun steentje aan bij te dragen. |
Artikel 4 Contributie
| 4.1 |
De contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering, op voordracht van het bestuur. De contributie-inning vindt tweemaal per jaar plaats, op basis van vooruitbetaling en via een automatische incasso. |
| 4.2 |
De vereniging kent ondersteunende leden. Deze leden hebben zich jegens de vereniging verbonden door het storten van een jaarlijkse bijdrage en zijn door het bestuur als zodanig toegelaten. Deze leden nemen niet deel aan trainingen of wedstrijden, worden op de hoogte gehouden en kunnen deelnemen aan sociale activiteiten van de vereniging, krijgen het clubblad toegestuurd, hebben toegang tot het afgeschermde deel van de website van de vereniging en hebben géén stemrecht. Ondersteunende leden kunnen wel lid zijn van commissies maar kunnen geen lid zijn van het bestuur van de vereniging. |
| 4.3 |
De vereniging kent ook ‘slapende leden’. Dit zijn gewone leden die door ziekte o.i.d. gedurende langere tijd niet in staat zijn om te volleyballen maar verwachten dat wel weer te kunnen gaan doen. Tot deze categorie wordt alleen toegang verleend na toestemming van het bestuur, na schriftelijk verzoek van het betreffende lid voor 1 september van het nieuwe seizoen, of voor de tweede helft van het lopende seizoen voor 1 januari van het eerstvolgende nieuwe jaar. Deze leden nemen niet deel aan trainingen of wedstrijden, blijven wel ingeschreven bij de NeVoBo, zijn voor het overig ‘gewoon lid’. Deze leden betalen gedurende het ‘slapende lidmaatschap’ een aangepast contributiebedrag. |
Artikel 5 Bestuur
| 5.1 |
Het bestuur bestaat uit tenminste drie leden en wel een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. |
| 5.2 |
Het bestuur heeft het recht bestuursbesluiten te nemen over de orde binnen de vereniging, die bindend zijn voor het bestuur en voor de leden. |
| 5.3 |
Voor een bestuursbesluit moet een absolute meerderheid van de bestuursleden op de bestuursvergadering aanwezig zijn. Over alle voorstellen wordt met de absolute meerderheid van stemmen van de aanwezige bestuursleden beslist. |
| 5.4 |
Bij het staken van de stemmen wordt de bestaande situatie, waarop het voorstel betrekking heeft, niet gewijzigd. |
| 5.5 |
Over alle activiteiten van het bestuur dient het bestuur te allen tijde verantwoording af te kunnen leggen aan de algemene ledenvergadering. |
| 5.6 |
De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij stimuleert in elk opzicht de activiteiten van het bestuur en de vereniging. Hij draagt zorg voor het naleven van de statuten, huishoudelijk reglement en verdere bepalingen en regelingen, alsmede voor de uitvoering van alle besluiten van bestuurs- en/of ledenvergaderingen. Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging. De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen en stelt de agenda daarvoor vast. Alle vergaderingen worden door of namens hem samengeroepen. Hij heeft het recht te allen tijde inzage te nemen van hetgeen berust bij de overige bestuursleden. Belangrijke stukken worden door hem mede ondertekend. Bij afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door een ander bestuurslid. |
| 5.7 |
De secretaris voert de correspondentie uit naam van - en in overleg met - het bestuur en tekent alle stukken die van de vereniging uitgaan (behoudens die welke onder de bevoegdheden van de penningmeester ressorteren en zoals genoemd in lid 8 van dit artikel). De secretaris is verplicht van alle relevante stukken een kopie te houden en draagt zorg voor het zorgvuldig beheer van de administratie van vereniging (behoudens de ledenadministratie, die wordt bijgehouden door een daarvoor benoemde commissie). De secretaris nodigt namens het bestuur tenminste twee weken voor een te houden ledenvergadering de leden uit, waarbij aangegeven wordt wat de agenda voor deze ledenvergadering zal zijn. Hij maakt de notulen van alle vergaderingen en zorgt ervoor dat deze op de eerstvolgende vergadering worden goedgekeurd. Hij draagt zorg voor een goede communicatie binnen het bestuur. |
| 5.8 |
De penningmeester zorgt voor het innen en het beheer van de gelden van de vereniging. Hij zorgt voor alle uitgaven zoveel mogelijk kwijting te ontvangen en hij tekent alle onder zijn bevoegdheid ressorterende stukken. Hij legt in de algemene jaarvergadering verantwoording af over de resultatenrekening, nadat die gecontroleerd is door een door de ledenvergadering benoemde kascommissie. Goedkeuring door de algemene ledenvergadering strekt de penningmeester tot décharge. Wanneer een penningmeester tussentijds aftreedt worden kas en boeken ten overstaan van 2 medebestuursleden, waaronder de voorzitter, gecontroleerd en afgesloten. Uiterlijk één dag na de benoeming van de nieuwe penningmeester, draagt de aftredende functionaris kas en boeken aan zijn opvolger over, in aanwezigheid van de voorzitter of het andere bestuurslid, dat bij de hiervoor genoemde controle tegenwoordig is geweest. |
| 5.9 |
De leden staan voor zover nodig de overige bestuursleden bij in hun werkzaamheden en vervangen hen bij afwezigheid. |
| 5.10 |
Geïnteresseerden voor een bepaalde bestuursfunctie dienen dit schriftelijk te melden bij het zittende bestuur met vermelding van hun motivatie en eventuele toekomstplannen. Tevens wordt door het zittende bestuur actief gezocht naar bestuursleden. Geïnteresseerden kunnen zich tot uiterlijk twee dagen voor de datum van de algemene ledenvergadering schriftelijk aanmelden bij de secretaris. Nieuw gekozen bestuursleden aanvaarden hun functie na afloop van de vergadering waarin de benoeming heeft plaats gehad. |
| 5.11 |
Het bestuur stelt een rooster van aftreden op en presenteert dat aan de ledenvergadering. Conform de statuten kunnen de de penningmeester en secretaris niet tegelijkertijd aftreden. De zittingstermijn van een bestuurslid is twee jaar. Een bestuurslid is herkiesbaar, maximaal twee keer. Bij onvoorziene ontwikkelingen kan van het opgesteld rooster van aftreden worden afgeweken. |
Artikel 6 Ledenvergadering
| 6.1 |
De vereniging kent de volgende vergaderingen:
- de algemene jaarvergadering;
- andere algemene ledenvergaderingen;
- bestuursvergaderingen;
- commissievergaderingen.
|
| 6.2 |
Elk jaar, uiterlijk vier maanden na afloop van het verenigingsjaar, zal er een algemene vergadering (jaarvergadering) gehouden worden. Deze jaarvergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur. Tijdens deze vergadering zal het oude bestuur verantwoording afleggen over het afgelopen verenigingsjaar. |
| 6.3 |
De agenda van de jaarlijkse algemene ledenvergadering dient ten tenminste de onderstaande punten te bevatten:
- vaststelling notulen van de vorige algemene vergadering;
- vaststelling van het jaarverslag;
- verslag van de kascommissie;
- vaststelling van de jaarrekening van de vereniging;
- benoeming bestuursleden;
- benoeming leden van commissie;
- ingekomen voorstellen;
- rondvraag.
|
| 6.4 |
Naast de jaarvergadering wordt door het bestuur in het voorjaar, bij voorkeur in maart of april, nog een algemene ledenvergadering uitgeschreven. Op de agenda van deze vergadering staat in elk geval de behandeling van de begroting, het vaststellen van de contributie en het benoemen van de kascommissie. |
| 6.5 |
Op elke ledenvergadering wordt door de secretaris een presentielijst neergelegd, waarop de namen van de aanwezige leden worden vermeld. Stemmen bij volmacht is mogelijk. Een lid mag tijdens de ledenvergadering door maximaal twee andere leden worden gevolmachtigd. |
| 6.6 |
De voorzitter bepaalt de orde van de ledenvergadering. De voorzitter heeft het recht een lid dat zich naar zijn mening niet behoorlijk gedraagt het woord te ontnemen of het verblijf ter vergadering te ontzeggen, behoudens beroep van de betrokkene op de vergadering. |
| 6.7 |
Tijdens een algemene ledenvergadering in te dienen moties moeten schriftelijk en met ondertekening door tenminste twee leden worden ingediend. Moties moeten onmiddellijk, met schorsing van het in behandeling zijnde agendapunt, worden behandeld. |
Artikel 7 Commissies
| 7.1 |
Onverminderd het bepaalde in de statuten heeft de vereniging de volgende commissies:
- Technische commissie;
- Scheidsrechtercommissie;
- Kascommissie;
- Wedstrijdcommissie;
- Commissie Communicatie & PR;
- Materiaalcommissie;
- Commissie van Beroep;
- Evenementencommissie;
- Ledenadministratie.
|
| 7.2 |
De commissies bestaan uit leden die jaarlijks door het bestuur worden benoemd. De leden zijn in een ALV opnieuw te benoemen. |
| 7.3 |
Het staat het bestuur vrij om ter verlichting van bestuurstaken commissies in het leven te roepen voor het lopende verenigingsjaar. Deze commissies staan onder verantwoordelijkheid van het bestuur en dienen verantwoording af te leggen aan het bestuur. |
| 7.4 |
De commissies worden uitgenodigd tijdens de algemene ledenvergadering verslag te doen van de activiteiten die zij vanuit hun rol georganiseerd of uitgevoerd hebben. |
Artikel 8 Technische commissie
| 8.1 |
De technische commissie heeft tot taak het bestuur bij te staan bij het zoeken naar en contact leggen met trainers, de samenstelling van de teams (in overleg met de trainers en aanvoerders), het bezoeken van trainingen en wedstrijden, het evalueren van de volleybalactiviteiten van individuen en teams, het onderhouden van de contacten met aanvoerders, trainers en/of coaches en het op- en uitbouwen van volleybaltechnische kwaliteiten binnen de vereniging van zowel spelers als trainers. Tevens dient deze commissie de verenigingsvisie te vertalen in (beleids)doelstellingen. |
| 8.2 |
De technische commissie is ingesteld voor de gehele vereniging: zowel de dames als heren teams; zowel de competitiespelende als recreanten teams. |
| 8.3 |
De technische commissie is tevens verantwoordelijk voor het indienen van het benodigde aantal trainings- en wedstrijduren voor het nieuwe seizoen. |
Artikel 9 Scheidsrechterscommissie
| 9.1 |
De scheidsrechterscommissie heeft als taak:
- de aanwijzing van scheidrechters voor het leiden van wedstrijden op de velden van de vereniging dan wel elders voor zover de aanwijzing niet plaatsvindt door instanties buiten de vereniging. De uitvoering van deze taak vindt plaats in samenwerking met de wedstrijdcommissie;
- de vaststelling van maatregelen om de opleiding van scheidsrechters te bevorderen en de kennis van de spelregels te verbeteren.
|
| 9.2 |
Het is voor de leden van de vereniging een gezamenlijke verantwoordelijkheid om voor voldoende scheidsrechters te zorgen, indien nodig in het bezit van een scheidsrechtersdiploma wanneer dit vereist wordt door de NeVoBo. |
Artikel 10 Kascommissie
| 10.1 |
De kascommissie bestaat uit twee leden die geen deel mogen uitmaken van het bestuur en die de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt. Zij opereert volstrekt onafhankelijk van het bestuur. Zij dient slechts verantwoording af te leggen in de algemene ledenvergadering. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester en is verplicht tenminste één keer per jaar de kas, de boeken en bescheiden na te zien. Deze commissie heeft het gehele jaar het recht inzage te krijgen in de boekhouding en financiële administratie. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen te doen betreffende het financiële beleid. Zij brengt in de algemene ledenvergadering schriftelijk verslag uit over het beheer van de verenigingsgelden en het financiële beleid. |
Artikel 11 Wedstrijdcommissie
| 11.1 |
De wedstrijdcommissie is belast met het opstellen van de wedstrijdprogramma’s en moet de correspondentie hier over voeren. Zij zorgt ervoor dat de leden tijdig in kennis worden gesteld van het vastgestelde wedstrijdschema. Tevens draagt de wedstrijdcommissie zorg voor de inschrijving van de teams bij de NeVoBo, (beker)wedstrijden, verwerken van uitslagen en het regelen van een rooster voor zaaldienst. |
Artikel 12 Commissie communicatie en PR
| 12.1 |
De commissie communicatie en PR is belast met de interne en externe communicatie van de vereniging. De inhoud van externe communicatie wordt vooraf afgestemd met het bestuur. |
| 12.2 |
Zij draagt daarbij zorg voor het opzetten en onderhouden van een verenigingswebsite en het uitgeven van een verenigingsblad. Gelet op de kosten en efficiency zal de interne communicatie zoveel mogelijk elektronisch geschieden (e-mail, website). |
| 12.3 |
Tevens draagt deze commissie bij aan de (externe) profilering van de vereniging en aan een actieve ondersteuning van het bestuur bij het verwerven van sponsors en het onderhouden van de contacten met de sponsors. |
Artikel 13 Materiaalcommissie
| 13.1 |
De materiaalcommissie draagt zorg voor kwalitatief en kwantitatief voldoende materiaal om de volleybalsport te kunnen beoefenen. In het bijzonder betreft het hier: ballen en shirts. Zij regelt ook, in overleg met de teams en het bestuur, de aanschaf, het beheer en gebruik van het materiaal. |
| 13.2 |
De materiaalcommissie ondersteunt verder het bestuur in zijn contacten met de gemeente of andere verhuurders omtrent het gebruik van materialen en de zaal(huur). |
Artikel 14 Commissie van beroep
| 14.1 |
De commissie van beroep bestaat, conform artikel 19 van de statuten, uit drie leden. |
| 14.2 |
De leden van deze commissie mogen geen lid zijn van het bestuur of van de technische commissie. Een lid van de commissie van beroep neemt geen deel aan de behandeling van zaken, indien er te zijnen aanzien feiten of omstandigheden bestaan, waardoor zijn onpartijdigheid schade zou kunnen lijden. |
| 14.3 |
Wanneer een orgaan van de vereniging een straf of een boete oplegt, kan betrokkene hiertegen in beroep gaan bij de commissie van beroep. Dit dient schriftelijk en met redenen omkleed te geschieden binnen twee weken nadat betrokkene hiervan in kennis is gesteld (met uitzondering van hetgeen is bepaald in art. 9 van de statuten). De commissie van beroep past de beginselen van hoor en wederhoor toe. De beslissing van de commissie van beroep wordt binnen een week na de uitspraak, schriftelijk medegedeeld aan degene die het beroep heeft ingediend. |
Artikel 15 Evenementencommissie
| 15.1 |
De evenmentencommissie heeft tot taak activiteiten te ontplooien voor beide doelstellingen van de vereniging, d.w.z. het beoefenen van de volleybalsport alsmede het stimuleren van de onderlinge contacten in een gezonde en sportieve omgeving. Hiertoe organiseert zij gedurende het verenigingsjaar diverse activiteiten. Deze kunnen gericht zijn op (groepen binnen) de eigen leden, maar ook op oudleden of (nog) niet-leden. |
Artikel 16 Ledenadministratie
| 16.1 |
De ledenadministratie houdt een administratie bij waarin de datum van toetreding of opzegging van elk lid wordt genoteerd. De ledenadministratie is tevens verantwoordelijk voor het in- en overschrijven van leden bij de NeVoBo. |
Artikel 17 Ongewenst gedrag
| 17.1 |
Onder ongewenst gedrag wordt verstaan:
- agressie in woord of gebaar jegens tegenstanders, scheidsrechters, officials, publiek of clubgenoten;
- opmerkingen of gedragingen van seksuele aard, tegen de wens van de betrokkene(n);
- alle andere gedragingen en uitingen die kennelijk tot doel hebben anderen bewust te vernederen, kleineren of beschadigen;
- vernielingen.
|
| 17.2 |
Het bestuur is bevoegd na zorgvuldige afweging en toepassing van hoor en wederhoor één van de volgende strafmaatregelen te treffen:
- een waarschuwing;
- een schorsing van maximaal twee maanden. Het bestuur brengt de betrokkene per aangetekend schrijven op de hoogte van de schorsing. Gedurende de periode waarin het lid is geschorst, vervallen de rechten voortvloeiende uit het lidmaatschap. De verplichtingen van het lid blijven tijdens de schorsing van kracht;
- royement.
|
| 17.3 |
Indien het lid het niet eens is met de hem opgelegde straf kan hij de zaak voorleggen aan de commissie van beroep. Gedurende de beroepstermijn en hangende de uitspraak blijft de betrokkene geschorst. |
Artikel 18 Wijziging huishoudelijk reglement
| 18.1 |
Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen worden aangebracht door de algemene ledenvergadering, mits met voorafgaande kennisgeving aan de leden van de te behandelen wijzigingen. |
Artikel 19 Slotbepalingen
| 19.1 |
Door zijn toetreden tot lid of jeugdlid van de vereniging verklaart ieder lid op de hoogte te zijn en zich te onderwerpen aan de bepalingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en aan de in de vereniging geldende gedragsregels. Om dit te bereiken zal elk nieuw lid bij aanmelding een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement worden uitgereikt of per e-mail worden toegestuurd, danwel gewezen worden naar de plaats waar ze op de website staan. |
| 19.2 |
De vereniging is niet aansprakelijk voor ziekte, ongevallen of schade, van welke aard dan ook, van haar leden. |
| 19.3 |
Waar in de statuten of dit reglement gesproken wordt in mannelijke vorm, wordt tevens de vrouwelijke vorm bedoeld. |
| 19.4 |
Het bestuur beslist in gevallen waarin dit reglement niet voorziet. |
| 19.5 |
De bijlagen vormen een geïntegreerd onderdeel van dit huishoudelijk reglement. |
Aldus gewijzigd vastgesteld door de algemene ledenvergadering van de VC Houten, gehouden te Houten op 16 oktober 2007.
BIJLAGE: Reglement ten behoeve van wedstrijden
Thuiswedstrijden
Alle regulier spelende leden zijn verplicht bepaalde taken uit te voeren tijdens de thuiswedstrijden. Deze taken zijn:
Scheidsrechter: Het fluiten (1e of 2e scheidsrechter) van wedstrijden, zowel heren als dames. Met uitzondering van die wedstrijden waarvoor door de NeVoBo een scheidsrechter wordt aangewezen. Bij het niet kunnen nakomen van deze taak dient de aangewezen persoon zelf voor vervanging te zorgen.
Schrijver/teller: Het invullen van het wedstrijdformulier bij wedstrijden. Deze taak wordt voor aanvang van ieder wedstrijdprogramma op naam van een team of persoon gezet. De taak van teller bij dezelfde wedstrijd wordt op naam van een team gezet. Het uitvoeren van deze taken valt onder de verantwoordelijkheid van de aanvoerder van het desbetreffende team.
Zaaldienst: Deze taak wordt voor aanvang van ieder wedstrijdprogramma op naam van een team gezet en het uitvoeren hiervan valt onder de verantwoordelijkheid van de aanvoerder van het desbetreffende team. Bij het niet kunnen nakomen van een aangewezen taak, dient de aanvoerder voor vervanging te zorgen.
Taken zaaldienst: De zaaldienst bestaat in principe uit minimaal twee personen en zorgt voor de volgende zaken:
- het plaatsen en opruimen van de benodigde volleybalvelden;
- het tussentijds veranderen van de nethoogten;
- het plaatsen en opruimen van scheidsrechtersstoelen, tellertafels, telborden en banken;- het klaarzetten en opruimen van de juiste volleyballen;
- het ontvangen en informeren van scheidsrechters en teams;
- het proberen vervangers te zoeken indien bepaalde zaken niet worden uitgevoerd;
- het op tijd doen aanvangen van de wedstrijden;
- het na afloop van de wedstrijden alle benodigdheden weer op de daarvoor bestemde plaats zetten (eventuele schade melden bij de beheerder);
- de wedstrijdformulieren inleveren bij de daarvoor aangewezen persoon;
- het in het algemeen handhaven van orde in de zaal.
Uitwedstrijden
- kopieën van de wedstrijdformulieren van gespeelde uitwedstrijden dienen zo spoedig mogelijk te worden ingeleverd bij de daarvoor aangewezen persoon.
|